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「会議の議事録作成、面倒だな…」「会議の内容をまとめるのに時間がかかる…」と感じていませんか？

会議はビジネスにおいて不可欠な活動ですが、その後の議事録作成や内容の要約は、多くの時間を要する作業です。しかし、高性能AIアシスタントClaude AIを使えば、この作業を劇的に効率化し、あなたの業務時間を大幅に節約することができます。

今回は、Claude AIを活用した議事録作成・要約の具体的なテクニックをご紹介します。

ステップ1：会議の音声をテキスト化する

まず、議事録のもととなる会議の内容をテキストデータにする必要があります。以下のいずれかの方法を試してみましょう。

• 録音・文字起こしアプリの活用:
  • 会議の音声を録音し、GoogleドキュメントやMicrosoft Wordなどの文字起こし機能、または専用の文字起こしアプリでテキストデータに変換します。
  • 最近の高性能な文字起こしアプリは、発言者ごとに内容を分ける機能も備えています。
• オンライン会議ツールの文字起こし機能:
  • Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのオンライン会議ツールには、リアルタイムで会話を文字起こしする機能が備わっています。
  • この機能を活用することで、会議が終了した時点で、すでにテキストデータが手元にある状態になります。

ステップ2：テキストデータをClaude AIに読み込ませる

議事録の元となるテキストデータが準備できたら、いよいよClaude AIの出番です。テキストをコピー＆ペーストするか、PDFやTXTファイルとしてアップロードしましょう。

【ポイント】 Claude 3ファミリーは、長大なテキストも一度に読み込むことが可能です。数時間におよぶ会議の文字起こしデータも、問題なく処理できます。

ステップ3：目的に合わせたプロンプトで要約・整理する

テキストを読み込ませたら、具体的な指示（プロンプト）を与えます。議事録作成の目的や、誰に共有するのかによって、指示を細かく調整することが重要です。

【プロンプト例：基本の議事録作成】

あなたは会議の書記です。以下の会議の文字起こしデータから、読みやすく簡潔な議事録を作成してください。
以下の項目を必ず含めてください。

- 会議のタイトル
- 日時
- 参加者
- 決定事項（箇条書き）
- 今後のアクションプランと担当者（箇条書き）
- 議論のポイントと未解決の課題
- 議事録の最後に「以上」と記載してください。

[ここに会議の文字起こしデータを貼り付け]

【プロンプト例：チーム内共有用、さらにシンプルに】

以下の会議の内容を、チームメンバーが5分で理解できるように要約してください。
特に重要な決定事項と、各自の次のアクションに焦点を当てて、箇条書きでまとめてください。

[ここに会議の文字起こしデータを貼り付け]

【プロンプト例：クライアント向け、丁寧なトーンで】

以下の会議の内容を、クライアントに共有するためのフォーマルな報告書として作成してください。
敬語を使用し、ポジティブで建設的なトーンで記述してください。

[ここに会議の文字起こしデータを貼り付け]

ステップ4：生成された議事録を編集・確認する

Claude AIが生成した議事録は、そのままでは完璧ではないかもしれません。必ず以下の点をチェックし、必要に応じて修正を加えましょう。

• 内容の正確性: 決定事項や担当者名に間違いがないか。
• 表現の調整: 独自の専門用語や社内用語が正しく使われているか。
• 追加情報の補足: 会議中の雰囲気や、ニュアンスなど、AIが読み取れなかった情報を手動で加える。

まとめ：時間を生み出す「魔法のツール」

Claude AIを議事録作成に活用することは、単なる作業の効率化にとどまりません。これまで議事録に費やしていた時間を、より創造的で価値のある仕事に充てることができるのです。

ぜひ、今回ご紹介した方法を試して、あなたの業務効率を劇的に向上させてみてください。

次回は、Claude AIを活用した「アイデア出し・ブレインストーミング術」について解説します。