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AI活用が「個人止まり」になっていませんか？

My GPTsの共有課題から考える、これからの生成AI活用

OpenAIが、個人プランおよびProプランにおけるMy GPTsの共有を廃止したことで、「自分で作ったGPTをチームで共有して使う」という運用が難しくなっています。

これまで、用途に合わせて作成したMy GPTsを社内メンバーへ共有し、議事録作成、メール文案、提案書のたたき台などに活用していた方もいるでしょう。

しかし、共有ができなくなると、次のような課題が生まれます。

• 担当者が作った便利なGPTを、他のメンバーが使えない
• 同じようなプロンプトや設定を、利用者ごとに作り直す必要がある
• AI活用のノウハウが個人に閉じてしまう
• 異動・退職時に、便利なAI設定や業務ノウハウが失われやすい
• チーム全体で出力品質や業務手順をそろえにくい

生成AIを仕事で使う人が増える今、これは単なる機能変更の問題ではありません。

AI活用を個人の工夫に任せるのか、それともチームで共有できる業務資産として育てるのか。

その違いが、これからの生成AI活用の成果を大きく左右します。

メールの下書き、議事録作成、提案書のたたき台、社内文書の整理など、日々の業務でAIが役立つ場面は確実に広がっています。

一方で、企業やチームでAI活用を進めると、次のような声も聞かれます。

• AIを使いこなせる人と、使えない人の差が大きい
• 担当者が作った便利なAI設定を、チームで使い回せない
• 同じようなプロンプトを、各自が何度も作っている
• 担当者が異動・退職すると、AI活用のノウハウまで失われる
• 出力内容や文章の品質が、人によってばらつく

こうした課題に対して、よろずAIでは、作成したプロンプトを共有し、チームで繰り返し活用・改善できる環境を提供します。

 

便利なMy GPTsにも、組織活用では課題がある

OpenAIのMy GPTsは、用途別にAIを設定できる便利な仕組みです。

たとえば、

• 議事録を作るAI
• メール文を作るAI
• 提案書の構成を考えるAI
• 社内ルールに沿って回答するAI

といった用途別のAIを、比較的手軽に作ることができます。

ただし、My GPTsの共有・利用には、利用プラン、組織の設定、公開範囲などによる制約が生じる場合があります。

その結果、せっかく担当者が作った便利な設定でも、他のメンバーが利用できなかったり、同じ仕組みを再現しにくかったりすることがあります。

ここで起きるのが、AI活用の属人化です。

 

本当に共有すべきなのは、AIそのものではなく
「仕事の指示」

AIを使って良い成果を出すには、ただ「文章を書いて」と頼むだけでは十分ではありません。

たとえば議事録を作る場合でも、次のような指示が必要です。

• 会議の目的を整理する
• 要点を簡潔にまとめる
• 決定事項を明確にする
• 未確認事項を分けて記載する
• 担当者別のToDoを整理する
• 期限が不明な項目は「要確認」と表示する

このような業務上のルールや出力条件をまとめたものが、プロンプトです。

つまりプロンプトは、単なるAIへの質問文ではありません。

業務の進め方、確認ルール、文書の型、判断時の注意点を含んだ「AI用の業務マニュアル」です。

だからこそ、組織で共有すべきなのは、単に特定のAI設定だけではなく、再利用・改善できる形で整理されたプロンプトです。

 

個人の工夫を、組織の資産へ

ある社員が優れたプロンプトを作っても、その人しか使えなければ、組織全体の生産性は上がりません。

反対に、プロンプトをチームで共有できれば、経験の浅いメンバーでも、一定の品質でAIを活用しやすくなります。